Organizar os processos do seu consultório é algo necessário para não perder tempo, credibilidade e dinheiro.
O ambiente agradável e funcional do seu consultório, desde o momento do agendamento da consulta até a saída o paciente é o que será capaz de trazer confiança aos seus clientes.
Processos bem organizados são melhores para toda a equipe, que transforma o ambiente de trabalho e motiva os pacientes a não somente fazerem uma primeira consulta, mas também retornando quantas vezes forem necessárias.
Sente necessidade de melhorar os processos em seu consultório?
Hoje vamos falar tudo sobre o tema!
Fidelização de pacientes!
A fidelização dos seus pacientes é o passo fundamental para que o consultório fique cheio e demonstre ter suporte adequado para atendimento.
Com certeza você já ouviu falar na frase que diz que a primeira impressão é a que fica! Com o ambiente do consultório é da mesma forma.
E quando se fala em ambiente, não estamos apenas citando a parte estética não. A parte da organização interna dos processos, documentos e demais demandas contam muito!
A falta de organização impacta negativamente todo seu consultório. Processos e demandas desorganizadas atrapalham os desenvolvimentos das funções, promove demora no atendimento e causa insatisfação da clientela.
Nesse sistema de eficientes resultados, quais são os passos fundamentais para organizar os processos do consultório?
Primeiro, pense a respeito dos seguintes pontos:
- Como está sua segmentação?
- Como vai sua categorização?
- E a identificação?
Com certeza, sem uma análise criteriosa do assunto, muitos dados passam desapercebidos e isso gera sérios problemas, que podem inclusive diminuir a lucratividade do seu consultório.
A organização é importantíssima em qualquer ambiente. Isso porque vários resultados produtivos são engajados, como:
- Poupar tempo na procura por materiais, históricos ou cadastros.
- Porque através de um sistema eficiente é possível ter maior segurança com os dados.
- Porque diminui a necessidade de armazenamento físico. Já que por meio de um software, todo o sistema de trabalho do consultório é otimizado. Assim, não necessita ampliar o ambiente, só para acomodar papéis e documentos médicos.
- Através de uma gestão que permita a divisão de todas as tarefas relevantes, o consultório preserva a identidade organizacional. Ainda permite maior agilidade no atendimento ao cliente, categoriza as informações por necessidades, importâncias, setor e assim a eficiência em operar nos vários sentidos, é ampliada.
Qual a melhor forma de organizar as fichas dos pacientes, os pagamentos e documentos?
Um software próprio para clínicas e consultórios agiliza processos e promove maior economia do consultório.
Com o avanço da tecnologia, quem não faz uso de um bom sistema para consultório, acaba tendo vários problemas. Não somente na questão da organização, mas no controle das demandas também.
O controle de dados é fundamental para que o consultório e seus administradores tenha real noção do que acontece no dia a dia do negócio.
Um bom sistema para consultórios permite substituição do uso de papel, havendo assim, maior economia.
O arquivamento físico deixa de existir, podendo existir referências relevantes no âmbito digital off-line ou online do consultório. Permitindo que por meio de uma busca rápida, as informações mais vitais do paciente sejam encontradas e enviadas a tela principal. Assim o médico pode fazer uma análise mais precisa, detalhada, minuciosa e eficiente.
Esse apoio reduz o tempo de busca e ajuda na otimização do trabalho.
Da mesma forma acontece com a parte de pagamentos e recebimentos, fazendo com que todas as contas sejam dispostas em ordem prioritária.
Mas ainda há outros critérios importantes na organização dos processos, como:
Controle da agenda
Sem um controle adequado da agenda, o médico pode trabalhar de menos ou de mais, por isso, é vital ter um excelente controle, havendo uma notificação de pelo menos 1 dia antes, de como será o trabalho no dia seguinte.
Confirmação das consultas
Um sistema capaz de filtrar os pacientes marcados para cada dia da semana, facilita o processo de confirmação (até porque os próprios pacientes podem esquecer da marcação da consulta, resultando em perdas na lucratividade do médico).
Portanto, mantenha sua organização em dia e não tenha prejuízos!
